SharePoint x PowerAutomate | 自動採番機能を作ろう | 採番台帳

SharePoint x PowerAutomate | 自動採番機能を作ろう | 採番台帳

SharePointで自動採番を行う方法です。まだ検証段階で運用には繋げていないですが、参考になれば幸いです。

IDを表示する方法(IDを活用する)

ネットの記事で多く紹介されているのが、この方法ですね。

SharePointのリストには、もともと「ID」という列が用意されていて、リストに項目(行)が追加される度に一意の番号が割り振られます。IDは1から連番です。

例えば以下の様な感じです。IDは勝手に採番されるので、重複する事は絶対ありません。

ID=4の行を削除して、新たに行を追加した場合、ID=5として追加されます。

これを「採番」として利用するのも1つですね。

もう少し採番台帳らしく使いたい場合

例えば「うちはT000001のように、接頭文字「T」且つゼロ埋め(000000)としているので、表示もそうさせたい。」という要望も多いはず。

そういう方には、PowerAutomateを利用するのも一つです。

イメージする採番台帳

列:Kanri_IDに、採番された番号を追加します。

PowerAutomate側の設定

全体の流れは下図の通りです。

①トリガーを設定

今回のトリガーは「SharePointの特定のサイトで、項目(行)が作成されたとき」です。

サイトのアドレスと、対象のリスト名を選択します。

②ID情報を格納するため、変数を初期化します。

アクションとして、追加されたIDの情報を取得します。

③★重要★追加したレコードに対して、採番情報を上書きする

項目の更新を使って、追加した行に対して「採番情報(下図のKanri_ID)」を上書きします。

ID、Title、Detailは「項目が作成されたとき」から取得できる要素です。

Kanri_IDの作り方

今回は接頭文字に「T」、番号は6桁のゼロ埋めとします。

以下の様な式を記載します。

concat('T',formatNumber(variables('V01'),'000000','jp-jp'))

・concat:文字列結合(concat(A,B,…))

・variables:変数を参照(variables(‘変数名’))

・formatNumber:ExcelでいうText関数。今回のゼロ埋めで活用。

最終的には以下の様な感じです。

実際に採番してみる

SharePointで行を新規追加した際にアクションが走る都合上、Kanri_IDの規定値は「取得中」とします。

行追加時は以下の様な感じです。Kanri_IDが「取得中」となっているものが、今回新たに追加したものです。

数秒~数分(ここは自動処理なので間隔は不明)後に再リロードすると、下図のようにKanri_IDが取得されていることが分かります。

以上で自動採番ができることを確認しました。

以上です。

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