SharePoint x PowerAutomate x Teams | タスク管理リスト登録→通知の仕組みを作る　～Part1～

2022.06.13
SharePoint

今回はSharePointで「タスク管理リスト」を作成します。

依頼窓口はTeamsとし、依頼を自動で受付、タスク管理自体はSharePoint側で行います。

今回作ったものは検証段階ですので、今後修正が入る可能性がありますが、悪しからず。

1. 今回作りたいモノ
2. 案件管理に必要な情報
3. 今回作るリスト
4. Teamsのチャネルから投稿
- 4.1. 新しい投稿
5. PowerAutomate側の設定　～Teamsで案件受付まで～
6. 挙動を確認
7. ちなみに「アナウンス」だったらどうなる？
- 7.1. 挙動確認

今回作りたいモノ

今回作りたいものは以下の通りです。

①Teamsの「チーム＞特定のチャネル」から、作業依頼者が投稿

②新規投稿を受けて、PowerAutomateでSharePointへ作業依頼内容をリスト追加

③リスト追加出来たら、Teamsの「チーム＞特定のチャネル」に「投稿完了」の旨を投稿

④その後作業が完了し、リストの状態を「作業中→作業完了」にステータスが変わったら、再度Teamsの「チーム＞特定のチャネル」へ「作業完了」の旨を投稿

と言った流れです。

Teams、SharePoint、PowerAutomateを利用するため複雑そうに思えますが、ゆっくり作りましょう。

案件管理に必要な情報

SharePointリストには、テンプレートとして「案件管理」があります。↓

これでOKならば、テンプレートをそのまま流用するのも手です。

今回は練習も兼ねて1から作ってみたいと思います。

今回作るリスト

作業依頼管理リストを作ってみたいと思います。

今回の列は以下のように設計します。

列	列の種類	概要/記入例	そのほか
タイトル	–	データ修正依頼	Teamsから取得
状態	選択肢	[未着手 \| 完了]	初期値は「未着手」
依頼日	日付	2022/02/02	Teamsから取得
依頼者	1行	Yamada Taro	Teamsから取得
依頼内容	複数行（拡張リッチテキスト）	2月1日のデータを修正してほしい。	Teamsから取得
作業日	日付	2022/02/03
作業者	1行	情シス　田中
作業内容	複数行（拡張リッチテキスト）	2月1日のデータを修正しました。
作成者（←システムで自動入力）	–	自動
更新者（←システムで自動入力）	–	自動
メッセージID	1行	12345657　←役割は後述	Teamsから取得
クローズフラグ	値	[ 0 \| 1 ]　←役割は後述 ※規定値：0	PowerAutomateで更新

リストの作成はここでは割愛します。不明な方は前回の記事を確認ください。

魅せるIT編集部

2022.06.11

SharePoint | 社内ポータルでリストを活用 | お知らせ掲示板を作ろう

https://miseruit.com/2022/06/11/post-2533

今回の検証は「SharePoint」です。社内のポータルサイトを作る方も多いと思いますので、ご参考になれば幸いです。お知らせ掲示板には「リスト」を使うリストはSharePoint内でデータをため込む場所と考えると良いでしょう。新規リストは以下から作成する事ができます。O365のListと同じ機能のようです。どんなリストを作るか？目的によってどんなリストを作成すればよいか判断する必要があります。・お知らせ情報をまとめたリスト・社内規定をまとめたリストお知らせ情報お知らせ情報で必要なデータを考えます。例えば以下の様な情報で...

Teamsのチャネルから投稿

今回は以下の様な「チーム」に対して、「作業依頼」というチャネルを作成しました。

このチャネルに「新しい投稿」されたタイミングで、PowerAutomateが実行されることを想定します。

新しい投稿

新しい投稿には　①「件名」を追加して入力する方法と②「件名なし」で投稿する方法があるかと思います。

↓件名あり

↓件名なし

いずれのパターンでも処理が走ることが理想です。

PowerAutomate側の設定　～Teamsで案件受付まで～

今回の大まかな流れは以下の通りです。

①チャネルに新しいメッセージが追加されたとき

今回は以下のチームのチャンネルへの投稿を監視します。

②変数の初期化　および　条件

ここでは、上記で記載しましたが、新規投稿には「①件名がある場合」と「②件名が無い場合」があることから、その際の処理を書いています。

変数V01には、Teamsのメッセージ件名を代入します。

メッセージが空白か否かは以下の式で判定しています。

length(variables('V01'))

長さが「0」ならば空欄ということで、V01には「＊タイトル未記入＊」という文字列を代入します。

この処理の目的

後続で記載しますが、SharePointに投稿する際に、この「Teamsのメッセージ件名」を「Title」に設定したいと思っています。

SharePointのTitle項目は「空白はNG」ですので、ここでエラー避けをしています。

③項目の作成

SharePointにデータを登録します。以下の様な設定です。

・依頼日：メッセージ createdDateTime

・依頼者：メッセージ from ユーザ displayName

・依頼内容：メッセージ本文コンテンツ

・メッセージID：メッセージID

※このメッセージIDですが、Teamsの投稿に対して返信を行う際に利用する重要なIDです。

④チャネル内でアダプティブカードを使用して返信する

Teamsの機能の一つに「アダプティブカード」があります。

投稿に対して「複雑なレイアウト」や「ボタン」などを付与する事ができます。

MS Docsの公式マニュアルはこちら↓

docs.microsoft.com

アダプティブカードの概要 - Adaptive Cards

https://docs.microsoft.com/ja-jp/adaptive-cards/

こちらはJson形式で記載する必要があります。

先ず慣れるまではテンプレートを少し変更していくので良いかと思います。

Json自体は以下の様な感じ

{
    "$schema": "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
    "type": "AdaptiveCard",
    "version": "1.2",
    "body": [
        {
            "type": "TextBlock",
            "text": "投稿を受け付けました",
            "weight": "Bolder"
        },
    ],
    "actions": [
        {
            "type": "Action.OpenUrl",
            "title": "リンクへ飛ぶ",
            "url": "@{outputs('項目の作成')?['body/{Link}']}"
        }
    ]
}