SharePoint | リスト投稿時に承認機能を持たせる方法(例:出張申請)

SharePoint | リスト投稿時に承認機能を持たせる方法(例:出張申請)

みなさん、こんにちは!

今回はSharePointリストへ新規投稿時に「承認」機能を設定する方法を検証します。

部下がリスト投稿した際、上司が必ず承認しないと投稿されないような制御を目指します。

承認の追加方法

下図のようにあらかじめリストを用意しています。

出張申請リストに「新規」登録される度に、投稿者の上司に承認依頼が飛ぶように設計します。

リストレイアウト

項目は以下の通りです。

・申請状態:選択肢(申請中/承認済/却下)
 →初期値は「申請中」

・タイトル:デフォルト

・行先:1行テキスト

・目的:複数行テキスト

・期間(開始日) 及び 期間(終了日):日付

・登録者:非表示項目を再表示設定

・承認者:ユーザー

フォームレイアウト

フォームは以下のようなレイアウトです。

申請状態と承認者は非表示としています。

フローの作成

リスト登録時に承認フローが回るように設計します。

今回はMicrosoftが提供するテンプレートを使用します。

1)統合>フローの作成

統合>フローの作成をクリックします。

画面右側に「フローの作成」が表示されるので、「新しいアイテムが追加されたときに承認を開始する」を選択します。

以下のようなフローを作成するか聞かれるため「続行」をクリックします。

2)PowerAutomate画面にてフローを編集

下図の様なフローが自動生成されますので、ここから修正を行います。

3)上司の取得フローを追加する

上司の情報を取得するアクションを追加します。

出力結果を「Start an approval」の「割り当て先」に設定します。

この際、「両方向矢印」のボタンをクリックして、詳細モードに切り替えておきます。

4)申請状態を更新する

承認結果によって、承認状態を変更します。

アクション>SharePoint>項目の更新を選択し、以下のように設定します。

以上で準備完了です。

申請してみる

実際に申請してみます。

SharePointListに新規登録すると、以下のような承認依頼が飛びます。

承認者が承認を行うと、リストの承認状態のステータスが変わります。

簡易的な申請フォームには良いかもしれません。

ただし、承認済や却下後に、データを書き換えられないような仕組みは考える必要があることも分かりました。今後の課題とします。

ではまた!

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