SharePoint | 社内ポータルでリストを活用 | お知らせ掲示板を作ろう

SharePoint | 社内ポータルでリストを活用 | お知らせ掲示板を作ろう

今回の検証は「SharePoint」です。社内のポータルサイトを作る方も多いと思いますので、ご参考になれば幸いです。

お知らせ掲示板には「リスト」を使う

リストはSharePoint内でデータをため込む場所と考えると良いでしょう。新規リストは以下から作成する事ができます。

O365のListと同じ機能のようです。

どんなリストを作るか?

目的によってどんなリストを作成すればよいか判断する必要があります。

・お知らせ情報をまとめたリスト

・社内規定をまとめたリスト

お知らせ情報

お知らせ情報で必要なデータを考えます。例えば以下の様な情報でしょうか。

列名サンプル
タイトル2022年8月1日にお客様がいらっしゃいます
内容主題の通り、お客様がいらっしゃいます。ご挨拶のほどよろしくお願いいたします。
カテゴリ来客情報
作成者Yamada Hanako
更新日2022/07/10
掲載開始日2022/07/25
掲載終了日2022/08/02

リストを作成してみる

早速リストを作ってみましょう。

①ホーム>新規>リストをクリック

リストを作成します。

②今回は「空白のリスト」を作成

空白のリストを作成します。

名前は「お知らせ情報」としましょう。

③リストに列を追加する

今回のリストに必要な列を考えます。例えば以下の様な情報です。

列名列の種類必須サンプル
タイトル既に存在2022年8月1日にお客様がいらっしゃいます
内容複数行テキスト主題の通り、お客様がいらっしゃいます。ご挨拶のほどよろしくお願いいたします。
カテゴリ選択肢来客情報
作成者※後述Yamada Hanako
更新日※後述2022/07/10
掲載終了日日付と時刻2022/08/02

タイトル

タイトルはあらかじめ初期設定されている列です。そのまま利用します。

内容 ~複数行テキスト

内容については「複数行テキスト」を利用します。

列の追加>複数行テキストを選択。

列の作成から「名前」を入力して「保存」します。

カテゴリ ~選択肢

カテゴリは「選択肢」を利用します。

今回は選択肢の候補として以下の4種類を設定します。

「来客情報」「社内イベント」「落とし物」「IT関連」

必須項目とするには?

必須入力項目とするには、「その他のオプション>この列に情報が含まれている必要があります」を「はい」にします。

作成者と更新日 ~列の表示/非表示

作成者と更新者ですが、これはデフォルトで「非表示設定」されています。

「列の表示/非表示」を選択します。

更新日時と登録者にチェックを入れて、左上の「適用」をクリックします。

掲載終了日

この項目は後ほど記載しますが、「フィルタリング」の条件で利用します。

試しに作成してみよう!

いくつか投稿してみましょう。「新規」ボタンから投稿ができます。

入力フォームは以下の様な感じです。

投稿者部分は名前を伏せていますが、無事表示されたことを確認しました。

期限切れの非表示

掲載終了日によって、期限を設定する仕様とします。

①新しくビューを作成する

ビューを作成することで、リストに表示する情報を絞り込むことができます。

②「すべてのアイテム>新しいビューを作成する」をクリックします。

ビューを新規作成します。

ユーザの人には、このビューを見てもらうようにします。

③現在のビューの編集

ビューの表示項目を設定します。

④フィルターを設定

画面中央までスクロールし、「フィルター」を設定します。

表示したい情報は「掲載終了日が今日の日付以上のもの」です。

・次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する

・掲載終了日 が 次の値以上

・[Today]と入力

[Today]とすることで、今日の日付を動的に取得します。

完了したら画面下部の「OK」をクリックします。

ビューを切り替える

ビューは以下の項目で切り替える事ができます。

まとめ

今回はSharePointのビューについてご紹介しました!

次回の記事では、作成したリストをホーム画面に掲載する方法をご紹介しています。

ではまた!

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